Simpan Kira untuk Pemilik Kafe dan Restoran di Malaysia

Menjalankan kafe atau restoran di Malaysia adalah antara perniagaan yang paling hands on. Anda menguruskan pembekal, jadual staf, persiapan harian, pelanggan walk in, dan pesanan penghantaran semuanya pada masa yang sama. Simpan kira mungkin perkara terakhir yang terlintas di fikiran bila tengah sibuk waktu makan tengah hari.

Tapi hakikatnya: simpan kira F&B berbeza daripada jenis perniagaan lain, dan kesilapan yang saya nampak pemilik kafe buat hampir selalu sama. Saya bekerja dengan beberapa klien kafe dan restoran di KL dan Shah Alam, dan panduan ini merangkumi perkara yang saya harap setiap pemilik F&B tahu dari awal lagi.

Kenapa simpan kira F&B berbeza

Perniagaan perkhidmatan biasa mungkin memproses 20 atau 30 invois sebulan. Kafe boleh memproses bilangan transaksi itu dalam satu hari sahaja. Jumlah yang banyak itu adalah cabaran pertama.

Selain itu, anda mempunyai pelbagai aliran pendapatan yang masuk pada masa yang sama. Ada tunai dari kaunter, pembayaran kad, transaksi e-dompet melalui Touch n Go atau GrabPay, dan pembayaran dari platform penghantaran seperti GrabFood, Foodpanda, dan ShopeeFood. Setiap satu diselesaikan pada masa yang berbeza dan dikenakan yuran yang berbeza. Jika anda tidak merekonsiliasi dengan betul, buku anda tidak akan pernah sepadan dengan akaun bank anda.

Kemudian ada bahagian kos. Kos makanan berubah mengikut harga pasaran. Anda membeli bahan mentah segar beberapa kali seminggu. Ada pembaziran dan kerosakan yang perlu diambil kira. Kos staf termasuk gaji, EPF, SOCSO, dan caruman EIS. Semua ini menjadikan simpan kira F&B lebih kompleks daripada jangkaan orang ramai.

Kesilapan biasa yang saya nampak

Selepas bekerja dengan pelbagai pemilik kafe dan restoran, ini adalah kesilapan yang berulang kali muncul.

1. Tidak memisahkan jualan mengikut saluran

Ramai pemilik kafe mencampurkan semua jualan mereka bersama. Dine in, bungkus, GrabFood, dan ShopeeFood semuanya masuk dalam satu angka. Masalahnya ialah pesanan platform penghantaran mempunyai margin yang lebih rendah. GrabFood dan Foodpanda biasanya mengenakan komisyen 15% hingga 30% untuk setiap pesanan. Jika anda tidak memisahkan ini, anda akan fikir anda buat lebih banyak keuntungan daripada yang sebenarnya.

2. Tidak merekonsiliasi pembayaran platform penghantaran

Bila GrabFood bayar anda, jumlah yang masuk ke akaun bank anda bukan jumlah yang sama dengan nilai jualan keseluruhan. Platform menolak komisyennya, pembiayaan bersama diskaun, dan yuran pemprosesan sebelum menghantar baki kepada anda. Jika anda merekodkan deposit bank sebagai pendapatan anda, anda sedang menyatakan jualan sebenar lebih rendah dan tidak mengambil kira perbelanjaan komisyen dengan betul.

3. Mengabaikan pengurusan tunai

Jualan tunai masih signifikan untuk banyak kafe dan restoran. Tapi tunai mudah hilang jejak. Void, bayaran balik, diskaun, dan override staf semuanya boleh mewujudkan percanggahan antara apa yang POS tunjukkan dan apa yang sebenarnya ada dalam daftar tunai. Tanpa rekonsiliasi tunai harian, jurang kecil ini akan berkumpul dari masa ke masa.

4. Tidak menjejak kos makanan dengan betul

Margin keuntungan kasar anda adalah salah satu nombor paling penting dalam F&B. Untuk mengiranya, anda perlu tahu kos makanan sebenar anda, bukan sekadar apa yang anda bayar kepada pembekal. Anda juga perlu mengambil kira pembaziran, tumpahan, dan apa sahaja item yang diberikan sebagai makan staf atau pesanan percuma. Kebanyakan pemilik kafe yang saya bekerja dengan hanya melihat apa yang dibeli dan apa yang dijual, tanpa mengambil kira apa yang hilang di antaranya.

5. Mencampur perbelanjaan peribadi dan perniagaan

Ini bukan unik untuk F&B, tapi ia kerap berlaku. Menggunakan akaun perniagaan untuk pembelian peribadi, atau membayar pembekal perniagaan dari akaun peribadi, menjadikan simpan kira kucar kacir dan menimbulkan masalah semasa pemfailan cukai dan audit.

Cara urus rekonsiliasi platform penghantaran

Ini soalan yang paling kerap saya dapat daripada klien F&B saya. Ini cara buat dengan betul.

Platform penghantaran seperti GrabFood, Foodpanda, dan ShopeeFood menyediakan laporan penyelesaian yang menunjukkan pecahan setiap pembayaran. Untuk setiap kitaran pembayaran, anda perlu bandingkan tiga perkara:

1. Rekod POS anda untuk pesanan yang diterima melalui platform itu semasa tempoh pembayaran.
2. Laporan penyelesaian platform yang menunjukkan jualan kasar, komisyen ditolak, pembiayaan bersama diskaun, dan jumlah bersih pembayaran.
3. Penyata bank anda yang menunjukkan jumlah sebenar yang dimasukkan.

Jualan kasar patut direkodkan sebagai pendapatan anda. Komisyen (biasanya 15% hingga 30%) patut direkodkan sebagai perbelanjaan perniagaan. Jumlah bersih patut sepadan dengan apa yang masuk ke bank anda. Jika ada percanggahan, semak untuk bayaran balik, pembatalan pesanan, atau pelarasan promosi.

E-invois untuk restoran

Satu perkara yang mengelirukan ramai pemilik F&B ialah bagaimana e-invois berfungsi dengan platform penghantaran. Berita baiknya: anda tidak perlu mengeluarkan e-invois untuk pesanan yang diproses melalui GrabFood, Foodpanda, atau ShopeeFood.

Di bawah rangka kerja e-invois LHDN, pengendali platform pasaran bertanggungjawab mengeluarkan e-invois untuk pendapatan yang mereka uruskan bagi pihak pedagang. Kewajipan anda sebagai restoran merangkumi transaksi langsung sahaja. Itu bermakna makan di kedai, bungkus di kaunter, katering, dan pesanan dalam talian langsung yang tidak melalui platform pihak ketiga.

Untuk jualan B2C tunai yang banyak (seperti perkhidmatan tengah hari yang sibuk), anda boleh kumpulkan semua transaksi langsung yang layak dalam satu e-invois gabungan yang dihantar dalam tempoh 7 hari kalendar selepas akhir bulan. Transaksi individu bernilai RM10,000 atau lebih masih memerlukan e-invois sendiri. Untuk kebanyakan kafe dan restoran, sangat sedikit transaksi individu yang mencecah ambang itu.

Untuk maklumat lanjut tentang e-invois, saya ada tulis panduan berasingan: Panduan E-Invois untuk Perniagaan Kecil di Malaysia.

SST untuk perniagaan F&B

Cukai perkhidmatan terpakai untuk perniagaan F&B di Malaysia. Jika hasil perkhidmatan bercukai F&B anda melebihi RM1.5 juta dalam mana mana tempoh 12 bulan, anda wajib mendaftar dengan Jabatan Kastam Diraja Malaysia dan mengenakan 6% cukai perkhidmatan ke atas perkhidmatan yang layak.

Setelah berdaftar, anda memfailkan penyata SST-02 setiap dua bulan. Tarikh akhir ialah hari terakhir bulan selepas setiap tempoh bercukai dua bulan. Contohnya, penyata untuk Januari dan Februari perlu diserahkan sebelum 31 Mac.

Penting: semua jualan dari platform penghantaran mesti dimasukkan dalam pengisytiharan SST anda jika anda berdaftar. Anda tidak boleh langkau pelaporan cukai hanya kerana pembayaran datang melalui aplikasi.

Satu lagi perkara yang pemilik kafe kadang terlepas: komisyen yang anda bayar kepada GrabFood atau Foodpanda adalah perbelanjaan perniagaan yang boleh ditolak. Pastikan anda minta invois cukai dari platform ini untuk dokumentasi yang tepat.

Apa yang perlu dijejak setiap hari, setiap bulan

Ini pecahan mudah tentang rutin simpan kira anda jika anda menjalankan kafe atau restoran.

Harian

• Rekod semua jualan mengikut saluran (dine in, bungkus, penghantaran)
• Rekonsiliasi daftar tunai dengan laporan POS
• Rekod pembayaran pembekal dan perbelanjaan tunai runcit
• Catat sebarang void, bayaran balik, atau pesanan percuma

Bulanan

• Rekonsiliasi semua pembayaran platform penghantaran dengan rekod POS dan penyata bank
• Rekonsiliasi penyelesaian kad dan e-dompet dengan bank anda
• Semak peratusan kos makanan dan margin keuntungan kasar
• Proses gaji termasuk EPF, SOCSO, dan EIS
• Fail penyata SST-02 jika berdaftar (setiap dua bulan)
• Hantar e-invois gabungan untuk transaksi B2C langsung

Apa yang saya uruskan untuk klien F&B saya

Saya kini bekerja dengan beberapa perniagaan kafe dan restoran di KL dan sekitar Malaysia. Ini gambaran bulan biasa untuk klien F&B saya:

• Merekod semua pendapatan mengikut saluran (dine in, penghantaran, katering)
• Merekonsiliasi pembayaran GrabFood, Foodpanda, dan ShopeeFood
• Memadankan deposit bank dengan rekod POS dan platform
• Merekod semua perbelanjaan termasuk pembekal, sewa, utiliti, dan kos staf
• Menyediakan laporan Untung Rugi supaya anda nampak dengan jelas ke mana wang anda pergi
• Memastikan rekod tersusun dan sedia untuk hantar cukai

Matlamatnya mudah: anda fokus menjalankan kafe, dan saya pastikan angka angkanya betul. Bila musim cukai tiba, semuanya sudah tersedia.

Soalan lazim