Adakah Sdn Bhd Saya Perlu Bookkeeper?

Jika anda baru mendaftarkan Sdn Bhd di Malaysia, ada satu perkara yang anda perlu tahu yang kebanyakan orang tidak beritahu anda awal awal: undang undang mewajibkan anda menyimpan rekod perakaunan yang betul. Ini bukan pilihan. Bukan cadangan. Ia adalah keperluan undang undang dengan penalti yang serius.

Saya sudah jumpa terlalu ramai pemilik Sdn Bhd yang baru tahu tentang ini bila juruaudit mereka minta rekod yang tidak wujud, atau bila ejen cukai mereka tidak dapat memfailkan kerana buku tidak tersusun. Waktu tu, kos pembersihan jauh lebih mahal daripada kos menyimpan rekod yang kemas dari awal.

Apa kata undang undang

Seksyen 245 Akta Syarikat 2016 jelas. Setiap Sdn Bhd mesti menyimpan rekod perakaunan yang cukup untuk menjelaskan transaksi dan kedudukan kewangan syarikat. Rekod ini mesti membolehkan penyediaan penyata kewangan yang benar dan saksama yang boleh diaudit dengan betul.

Ada tiga peraturan khusus di bawah seksyen ini:

1. Rekod dalam tempoh 60 hari. Setiap transaksi mesti dimasukkan ke dalam rekod perakaunan anda dalam tempoh 60 hari dari selesai. Anda tidak boleh tunggu sampai hujung tahun untuk mula merekod.
2. Simpan rekod selama 7 tahun. Semua rekod perakaunan mesti disimpan sekurang kurangnya 7 tahun selepas transaksi yang berkaitan. Ini termasuk invois, resit, penyata bank, kontrak, rekod gaji, dan dokumen cukai.
3. Rekod mesti sedia untuk diaudit. Rekod mesti disimpan dalam cara yang membolehkan ia diaudit dengan mudah dan betul. Ini bermakna ia perlu tersusun, bukan sekadar disimpan dalam kotak.

Selain itu, Seksyen 82 dan 82A Akta Cukai Pendapatan 1967 juga mewajibkan setiap pembayar cukai menyimpan rekod yang mencukupi selama 7 tahun. Jadi peraturan yang sama terpakai dari segi undang undang syarikat dan undang undang cukai.

Apa yang berlaku jika tidak patuh

Ini bahagian yang mengejutkan ramai orang.

Di bawah Seksyen 245(9) Akta Syarikat 2016, kegagalan menyimpan rekod perakaunan yang betul adalah kesalahan jenayah. Jika disabitkan, penaltinya ialah denda sehingga RM500,000, penjara sehingga 3 tahun, atau kedua duanya. Ini terpakai kepada syarikat dan pegawainya (bermaksud pengarah).

Ini bukan teori. Dalam kes yang dilaporkan oleh Stanley & Co, pemilik perniagaan aksesori kereta didenda RM37,000 untuk 6 pertuduhan kerana gagal menyimpan rekod perniagaan (lejar jualan, lejar am, baucar pembayaran, dan resit) selama beberapa tahun. Akta Cukai Pendapatan 1967 mempunyai set penalti sendiri untuk isu yang sama.

Selain denda, jika LHDN mengaudit syarikat anda dan rekod anda tidak lengkap atau hilang, mereka berhak menganggarkan pendapatan anda dan mengenakan cukai berdasarkan anggaran itu. Ini hampir selalu menghasilkan bil cukai yang lebih tinggi daripada apa yang anda bayar dengan rekod yang betul.

Bookkeeping vs accounting vs auditing

Ramai pemilik Sdn Bhd keliru antara tiga perkara ini. Ia berkaitan tapi tidak sama.

Bookkeeping ialah rekod harian transaksi perniagaan anda. Setiap jualan, setiap perbelanjaan, setiap transaksi bank direkod dan dikategorikan. Ini adalah asas kepada semua yang lain. Tanpa bookkeeping yang bersih, akauntan dan juruaudit anda tidak dapat melakukan kerja mereka.

Accounting ialah penyediaan penyata kewangan daripada rekod bookkeeping tersebut. Ini termasuk penyata Untung Rugi, Kunci Kira Kira, dan pengiraan cukai anda. Akauntan atau ejen cukai anda menggunakan buku anda untuk menyediakan dokumen ini bagi pemfailan LHDN dan pematuhan SSM.

Auditing ialah pengesahan bebas bahawa penyata kewangan anda tepat dan mematuhi piawaian perakaunan yang diluluskan (MPERS untuk syarikat swasta di Malaysia). Setiap Sdn Bhd diwajibkan mengaudit akaunnya setiap tahun, kecuali ia layak untuk pengecualian audit di bawah Seksyen 267A Akta Syarikat 2016.

Bookkeeping menyuap kepada accounting, dan accounting menyuap kepada auditing. Jika bookkeeping salah, semuanya di hiliran akan rosak.

Bolehkah anda buat bookkeeping sendiri?

Secara teknikal, boleh. Tiada undang undang yang kata anda mesti ambil bookkeeper. Undang undang hanya kata anda mesti simpan rekod yang betul.

Tapi secara praktikal, kebanyakan pemilik Sdn Bhd yang saya bekerja dengan cuba buat sendiri pada awalnya dan berputus asa dalam beberapa bulan. Sebabnya selalu sama: mereka tidak ada masa, mereka tidak pasti cara mengkategorikan transaksi, mereka tertinggal dan ia bertambah, dan bila musim cukai tiba mereka ada berbulan bulan transaksi yang tidak direkod.

Jika Sdn Bhd anda ada kurang daripada 10 transaksi sebulan dan anda selesa dengan perisian perakaunan, anda mungkin boleh uruskan sendiri. Tapi sebaik sahaja anda mencecah 30 hingga 50 transaksi sebulan, bookkeeper yang berdedikasi akan menjimatkan masa anda, mencegah kesilapan, dan memastikan rekod anda sentiasa sedia untuk diaudit.

Bagaimana saya membantu pemilik Sdn Bhd

Di IzzBookkeeping, sebahagian besar klien saya ialah Sdn Bhd. Ini apa yang saya uruskan untuk mereka setiap bulan:

• Merekod semua pendapatan dan perbelanjaan dalam tempoh 60 hari
• Merekonsiliasi penyata bank dengan rekod perakaunan
• Menyusun resit dan invois dalam storan awan
• Menyediakan laporan Untung Rugi dan Kunci Kira Kira bulanan
• Memastikan semuanya sedia audit untuk juruaudit anda
• Memastikan rekod tersusun untuk bila ejen cukai perlukan

Pelan Growth saya (RM450 hingga RM650 sebulan) paling popular dengan klien Sdn Bhd kerana ia termasuk laporan Kunci Kira Kira dan Aliran Tunai yang juruaudit anda perlukan, ditambah semakan suku tahunan supaya anda sentiasa tahu kedudukan perniagaan anda.

Soalan lazim